Eptica et A2iA automatisent les fax de réservations de plus de 30 Hôtels Britannia

Le plus important propriétaire privé de chaines d’hôtels en Angleterre, « Britannia Hotels », a automatisé son processus de réservation en utilisant la solution Fax-Letter-SMS d’Eptica intégrant le logiciel A2iA DocumentReader™. Ceci a permis de convertir les fax de réservation en emails pour une gestion plus rapide et de meilleure qualité. En décembre dernier, la solution Eptica-A2iA était utilisée dans 33 hôtels du groupe. Cette solution commune a d’ores et déjà permis d’augmenter la productivité de 16% et de réduire les coûts opérationnels de réservation et d’administration tout en améliorant la qualité de travail des employés.

Automatisation des réservations

Depuis mai 2008, les fax de réservation réceptionnés dans les hôtels Britannia sont automatiquement analysés par le logiciel A2iA DocumentReader™. A l’aide de modèles de reconnaissance développés pour chaque type de document, A2iA DocumentReader™ localise, reconnaît puis extrait les informations suivantes :

• Numéro de réservation
• Nom et prénom de la personne qui a réservé
• Date d’arrivée
• Nombre de chambres réservées.

Il transmet ensuite les données numériques à la solution Fax-Letter-SMS d’Eptica, qui les convertit sous forme d’emails. Très pratique, la solution classe ensuite les réservations par ordre de priorité dans la liste des emails selon la date d’arrivée des hôtes.
En fonction de la météo, les clients peuvent réserver 10 mois à l’avance tout comme ils peuvent le faire 10 minutes avant leur venue, dans tous les cas leur réservation doit être assurée. Le temps de traitement des 2 000 réservations journalières est passé de trois à deux minutes trente par réservation !

Cette année « Britannia Hotels » a connu une croissance du volume de ses réservations. En optimisant l’efficacité du processus de gestion des réservations et en diminuant le temps consacré à leur traitement d’environ 120 heures par semaine, la solution Eptica – A2iA a permis au groupe de réduire fortement ses coûts opérationnels et de réaliser des économies substantielles.
Karen Pownall, Directrice du Centre d’Appels de « Britannia Hotels » témoigne : “Pour nous, la solution Eptica – A2iA est un investissement rentable : les deux éditeurs nous ont fourni exactement ce qu’ils nous avaient fait espérer à l’issu du projet. Nous sommes une organisation soucieuse de ses dépenses, ce projet s’adaptait parfaitement à notre budget, nous avons parallèlement réduit nos coûts opérationnels et amélioré nos prestations”.

Amélioration de l’environnement de travail.

Britannia a également mentionné une amélioration de l’ambiance de travail et du moral de ses employés à la suite du déploiement. Karen Pownall explique : “Nos conseillers sont ravis de l’intégration de la solution Eptica – A2iA. Elle est simple à utiliser, facile à gérer et le flux est automatiquement organisé. Les employés sont plus productifs ce qui leur permet d’obtenir des primes, et ainsi d’augmenter leur salaire. Nous constatons également une baisse des congés maladie et nous avons une équipe plus attentive fournissant d’excellents résultats”.
“Par ailleurs, la solution Eptica – A2iA permet d’allouer plus de temps au travail managérial à forte valeur ajoutée. Les responsables perdent moins de temps sur les tâches administratives et se concentrent sur la formation de nos équipes”.

Karen Pownall conclue :“Avec cette solution, toutes nos données sont stockées à un seul et unique endroit et comme c’est une solution hébergée, nous n’avons pas à nous soucier d’éventuelles pertes d’informations en cas de problème technique interne. Nous sommes totalement satisfaits des résultats offerts par Eptica et A2iA”.

Paul Barnes, Managing Director d’Eptica UK déclare : “Nous sommes ravis de compter Britannia parmi nos clients. Le secteur du voyage et du tourisme a énormément évolué ces dernières années en raison de l’explosion de l’activité en ligne. Eptica est soucieux de fournir des solutions qui améliorent le niveau d’efficacité et de productivité des Services Clients qui sont les premiers concernés par cette mutation”.

Jean-Louis Fages, Président-Directeur Général d’A2iA termine : “Cette première référence commune illustre parfaitement les synergies entre A2iA et Eptica. Le groupe « Britannia Hotels » bénéficie ainsi du savoir-faire d’Eptica en matière de gestion des emails combiné à l’expertise d’A2iA dans le traitement des fax et des courriers entrants”.